Sposób prezentacji informacji, który został przestawiony na końcu mojego ostatniego wpisu (czytaj tu), mówi managerowi znacznie więcej, ale nadal brakuje w nim jednej zasadniczej kwestii – zrozumienia kontekstu biznesowego dla pokazanych danych. Może chciałbyś podpiąć jakieś dokumenty lub notatki? Może podjąć określone działania w celu poprawienia sytuacji? Przydałby się też komentarz, co się dzieje i kto jest za to odpowiedzialny? Tego typu możliwości brakuje w większości aplikacji, pozwalających jedynie na odczyt danych i ewentualną ich wizualizację w formie różnych zestawień lub wykresów.

Managerowie, czyli osoby podejmujące decyzje w całych firmach lub poszczególnych jej działach, potrzebują informacji, które podane są w sposób użyteczny. Niestety, zazwyczaj producenci systemów koncentrują się na tworzeniu bogatych możliwości graficznych dla wizualizacji danych, zamiast na użyteczności tychże informacji. Jeśli widzisz dane, ale nie jesteś w stanie dostrzec stojącej za nimi „informacji, która ma znaczenie”, to wszystkie te rysunki, wykresy i kolorowe grafiki są bezużyteczne.

Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że nie każdy sposób prezentacji danych jest tak samo użyteczny dla każdego ich odbiorcy. A więc informacje wyświetlane na wykresie lub grafie, powinny zostać podane w taki sposób, żeby były zrozumiałe i adresowały potrzeby osoby, do której są kierowane.

Weźmy „na warsztat” przykład informacji pogodowych i załóżmy, że chcesz zaplanować swój wypoczynek. Szukasz więc wiedzy, która pozwoli Ci odpowiedzieć na pytanie – „czy to dobry okres na wzięcie krótkiego urlopu?”. Klikasz w Internecie na jakiś link do informacji pogodowych i wyświetla Ci się taki oto obraz:

No i co ten schemat Ci mówi? Zakładając, że nie jesteś meteorologiem (bo chyba nie jesteś?), powyższa grafika kompletnie nic Ci nie powie. To będzie zbiór wielu informacji (danych), które nie pozwalają Ci odpowiedzieć na Twoje pytanie. Są tam jakieś ogólne wzory, ale one – przy Twoim stanie wiedzy – nie pozwolą Ci określić czy w mieście, które planujesz odwiedzić, będzie padało, czy może będzie ładna pogoda.

Ok, wiemy już, że ta grafika w niczym Ci nie pomoże. Szukasz dalej i następny obrazek, który się wyświetla, wygląda tak:

No to jesteśmy w domu! Już wiesz czy w „Jakimś mieście” będzie padało, czy nie, czy będzie ciepło, czy zimno. Ale uwaga, to nie koniec! W tym wszystkim brakuje jeszcze bardzo ważnego elementu – kontekstu. Co zamierzasz robić w te wolne dni? Jeśli masz zamiar wybrać się z bliskimi nad ulubione jezioro i popływać, to… może lepiej unikać wtorku? Jeśli jednak w ten dzień planowaliście wypoczynek w luksusowym spa, to pogoda w tym dniu będzie idealna. Kąpiel w jeziorze zaplanujcie raczej na czwartek.

Z powyższego przykładu widać więc wyraźnie, że stawianie właściwych pytań, posiadanie właściwych danych oraz znajomość kontekstu biznesowego są kluczowe w procesie podejmowania decyzji.

Ta sama logika odnosi się do procesu podejmowania decyzji biznesowych. Powinieneś umieć postawić właściwe pytania, zwizualizować odpowiednie dane w sposób zrozumiały dla siebie i poznać kontekst biznesowy, w którym będziesz odpowiadał na postawione pytania. Z tych właśnie powodów przyglądanie się przepięknym kolorowym wykresom 3D lub przedzieranie się przez opasłe raporty kosztowe, nie pozwolą Ci znaleźć odpowiedzi na pytanie czy coś zrobiono z problemem, przed którym stoi Twoja firma lub kierowany przez Ciebie dział. Kolorowe i atrakcyjne wizualnie wykresy nie są najlepszą metodą na zarządzanie Twoimi danymi ani efektywne podejmowanie decyzji biznesowych.

Zagadnienie, przed którym stoi wielu managerów, jest znalezienie wiarygodnej metody na właściwą prezentację i interpretację informacji. Nawet jeśli masz dostęp do wszystkich danych i posiadasz platformę, która pozwoli Ci te dane wyświetlać na różne sposoby, to wcale nie znaczy, że masz efektywne narzędzie wspierające Ciebie w podejmowaniu decyzji. Badanie “Dashboards: expectations, practices and results” zrealizowane przez BearingPoint Management & Technology Consultants wyraźnie pokazuje, że managerowie uważają, iż ich dashboardy i kokpity managerskie nie wspierają ich w efektywny sposób w identyfikacji koniecznych do podjęcia działań. Jeśli więc do Twojej dyspozycji są tylko dane lub tylko platforma wspierająca decyzje, to nie będziesz miał właściwego narzędzia do kierowania Twoim biznesem.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi wizualizacji danych, które oferują wręcz niewyobrażalne możliwości graficznego prezentowania danych. Wykresy słupkowe, liniowe, powierzchniowe, torty, tabelki, a wszystko to okraszone feerią barw.

Zapewne są to doskonałe narzędzia do zaawansowanej analizy danych, w których doświadczeni analitycy mogą bez końca szukać trendów, znaczeń i zaskakujących zdarzeń. Ale czy takie narzędzie będzie równie efektywne i przydatne dla managera? Czy pozwoli ono stwierdzić, na pierwszy rzut oka, czy nasz biznes jest zdrowy i czy zmierza we właściwym kierunku?

W takich systemach tabele wyświetlają ważne informacje i prezentują je w zwięzłej, przejrzystej postaci. Problemem jednak jest to, że na ich bazie managerowie nie są w stanie łatwo stwierdzić czy wyświetlane informacje są czymś, czemu oni mają poświęcać swój cenny czas. Jeśli postawimy sobie pytanie „czy wydatki działu marketingu mieszczą się w założonym budżecie?”, to znalezienie odpowiedzi będzie stosunkowo proste. Jeśli jednak zadasz sobie pytanie „czy mój biznes jest zdrowy?”, to konia z rzędem temu, kto na podstawie zestawu tabelek i kilkudziesięciu różnych wykresów szybko odpowie na to pytanie. Oczywiście te dane są powkładane do różnych systemów, baz danych, plików, arkuszy lub korespondencji e-mailowej. Przeprowadzając długie analizy możesz sobie odpowiadać na pytania cząstkowe o zdrowie poszczególnych elementów składowych Twego biznesu, ale to zawsze zajmie masę czasu i nigdy nie będziesz miał pewności, że Twój całościowy ogląd własnego biznesu jest aktualny, spójny i oparty na komplecie danych.