No dobrze… zatem poznaliśmy już BŁĄD #1 popełniany przez firmy, które decydują się na wdrożenie metryk efektywności dla swoich procesów biznesowych. Dla przypomnienia, było to niewłaściwe i niejednoznaczne formułowanie celu pomiaru. Wpis na ten temat możecie przeczytać tu.

Dziś, chciałbym zwrócić Waszą uwagę na kolejny, istotny błąd. I tradycyjnie już, na początek nasz obrazek:

 

O co tym razem chodzi? Otóż chodzi o niewłaściwe przygotowanie i komunikowanie procesu wdrażania KPI-ajów w firmach, co skutkuje u Waszych pracowników strachem przed pomiarami i niechęcią do nich.

Kiedy zabieracie się za budowanie i wdrażanie modeli oceny efektywności w firmie, może Wam się wydawać, że ludzie boją się pomiarów. Możecie odnieść wrażenie, że pracownicy torpedują wszelkie inicjatywy podejmowane przez Was w celu monitorowania efektywności. Prawdopodobnie też myślicie, że ludzie traktują metryki, jak bat, który będziecie trzymali w swym ręku, aby zarządzać organizacją. Zapewne możecie usłyszeć na korytarzach takie komentarze:

• Tracimy zbyt dużo czasu i wysiłku na raportowanie i zbieranie danych!
• Nie widzimy żadnej wartości dla nas we wprowadzaniu pomiarów efektywności procesów!
• Pomiary są nudne i uciążliwe!
• Mam PRAWDZIWĄ pracę do wykonania!
• Pomiary nie są priorytetowe i mogą poczekać.

I jeśli tak faktycznie jest, jeśli słyszycie takie komentarze i dochodzą do Was sygnały pozwalające na wyciągnięcie takich właśnie wniosków, to… najprawdopodobniej schrzaniliście podejście do tematu.

Bo jak pokazują liczne badania naukowe, pracownicy… lubią być mierzeni! Lubią, ale przy następujących założeniach:

• że metryki efektywnościowe są właściwie dobrane;
• że wartości metryk są ustawione na rozsądnych, osiągalnych przez pracowników poziomach;
• oraz że cały proces wdrażania metryk jest właściwie komunikowany, a pracownikom zostanie porządnie wytłumaczone, po co to całe zamieszanie.

Zagadnienia te porusza Dean Spitzer w swojej książce „Transforming Performance Measurement”.

Autor twierdzi, że jednym z kluczowych zadań zarządu w firmie jest komunikowanie swych oczekiwań pracownikom. Spitzer stwierdza też, że ludzie robią to, co zarząd sprawdza (mierzy), a niekoniecznie to, czego zarząd oczekuje. Aby więc jedno z drugim zostało zgrane, należy zastosować odpowiednie miary.

Przykłady KPI zdefiniowane w systemie smartcockpit służącym do zarządzania wskaźnikami efektywności w firmie

 

Dobrze ustawiony pomiar powoduje, że coś w organizacji zaczyna się dziać, pomaga pracownikom dostrzec postępy i motywuje ich do działania. Powoduje, że bardziej zrównoważona efektywność staje się lepiej widoczna, i koncentruje uwagę na tym co istotne.

Metryki efektywnościowe zwiększają obiektywizm. Spitzer twierdzi, że pracownicy faktycznie lubią pomiary, a nawet lubią, kiedy pomiary dotyczą właśnie ich, nie lubią natomiast być oceniani subiektywnie. Bez pomiaru przełożony będzie w stanie zawsze się do czegoś przyczepić. KPI może zatem być też silnym, obiektywnym argumentem w ręku pracownika, podczas rozmowy z szefem. Może być, o ile został właściwie dobrany, a jego oczekiwana wartość jest dla pracownika możliwa do osiągnięcia w ramach normalnej, rzetelnej realizacji obowiązków.

Do zagadnień tych, w swych publikacjach, często odnosi się także Stacey Barr, wskazując je, jako jedne z kluczowych we wdrażaniu modeli oceny efektywności działań w organizacji. Ta znana konsultantka pisze: „Zamiast traktować metryki efektywnościowe, jako grę w liczby, powinniśmy pomóc pracownikom postrzegać KPI-je, jako środek pomagający im w skoncentrowaniu się na tym, co dla firmy jest najważniejsze.”

Barr twierdzi nawet, że metryki mają „siłę grawitacji”. Tak, tak! Zapewne w swej karierze zawodowej doświadczyłeś już tego, że jeśli zaczynasz coś mierzyć, to jest to jak grawitacja dla Twojej uwagi. A więc pomiar pomaga w zogniskowaniu uwagi pracownika na rzeczach lub czynnościach, które są dla firmy kluczowe.

Rolą managerów jest zatem uzmysłowienie pracownikom, że nie powinni traktować metryk, jak bata wiszącego nad ich plecami, lecz jako narzędzie do otrzymywania informacji zwrotnej o efektywności realizacji określonych zadań. I tę informację zwrotną pracownicy powinni wykorzystać do ciągłego poprawiania się w tym co robią oraz unikania sytuacji, kiedy problemy narosną już do tego stopnia, że będą musiały być wyeskalowane do szefostwa.

Dobrze jest też w organizacji posiadać efektywne narzędzie pozwalające na stworzenie systemu metryk i łatwe późniejsze nimi zarządzanie. Narzędzie takie będzie znakomitą platformą do oceny efektywności Waszych działań, bazą do prowadzenia rozmów z pracownikami, jak też podejmowania działań korygujących, o ile zaistnieje taka potrzeba.

 

System smartcockpit, jako platforma do analizy wskaźników KPI w firmie

 

Jeśli więc weźmiecie sobie do serca kwestie, które w tym artykule poruszam, to postrzeganie KPI-ajów przez pracowników będzie takie fajne, takie milutkie! Oooo! Takie właśnie:

 

Znalazłeś w tym tekście wartościowe dla siebie informacje? Super! Zatem zapraszam już za ok. dwa tygodnie na artykuł o kolejnym błędzie. A tak to będzie wyglądało:

 

Hmmmm…. Ciekawe o co tym razem może Rutkowskiemu chodzić? 😉